Pourquoi les to-do lists ne marchent pas (et par quoi les remplacer)

Grandir, c'est prendre des responsabilités

Grandir, c'est devenir plus responsable et en même temps, ce sont les responsabilités qui nous font grandir. Mais quand on commence à en accumuler de plus en plus, on finit par entasser tellement de choses dans notre tête qu'on devient trop débordé et en conséquence moins efficace. On fait des erreurs, on oublie des tâches, on mélange des choses et pour conclure on échoue à nos responsabilités.

Le premier réflexe qu'on a alors, c'est de se faire une to-do list, pour vider un peu toutes ces tâches qu'on gardait en tête. Et ça soulage énormément, je le sais, je l'ai vécu. J'avais acheté un tableau blanc sur lequel j'écrivais chaque jour les tâches à accomplir. Au fur et à mesure que je les réalisais, je les supprimais, ou je mettais une petite croix devant pour me motiver en voyant tout ce que j'avais accompli. Il y a eu un vrai changement. J'étais plus productif. Petit à petit, je venais à bout de mes tâches quotidiennes.

Le moment où la liste ne suffit plus

Mais le problème arrive dès qu'un imprévu s'invite dans la journée, ou qu'une mélancolie, une tristesse survient, et qu'on n'a plus envie de rien faire. Alors ce tableau de tâches reste intact pendant plusieurs jours. Et réaliser les tâches prend de plus en plus de temps.

En vérité, on croit être organisé, mais on est juste un peu plus organisé et il nous manque encore beaucoup de choses.

D'abord, il faut décider quel jour et à quelle heure on va réaliser chaque tâche. Si on ne le précise pas, tout devient flou, et on ne se sent même pas coupable, puisqu'on n'avait jamais dit quand on comptait le faire. On attend juste l'arrivée d'une motivation divine. Il faut au contraire décider précisément quand on va réaliser cette tâche.

Et ce n'est même pas suffisant. Il faut aussi décider combien de temps on va y consacrer, et à quelle heure précise on compte s'arrêter, pour ne pas perdre toute la journée sur une seule tâche. Autrement dit, il faut lui réserver un bloc dans la journée.

Le piège du volume

Ensuite vient le piège du volume. Mettre plus de tâches dans une journée qu'on ne peut réellement en accomplir est une grande erreur : ça épuise, et ça pousse à abandonner. C'est bien de se pousser à faire mieux, mais il y a une limite à respecter. Trop de choses à faire finit par nous mettre en grande difficulté.

Le piège de la fausse égalité

On continue avec le piège de la fausse égalité. Pour bien doser le volume, il faut distinguer les tâches entre elles : envoyer un mail et écrire un rapport ne demandent pas le même degré de concentration, le même effort cognitif, ni la même énergie. Il faut séparer avec précaution les tâches qui exigent du travail profond de celles qui relèvent du quotidien. Cette distinction aide énormément à préparer son planning en blocs.

Le piège de la culpabilité

Pour finir, le plus fréquent : le piège de la culpabilité. Voir sa liste rester intacte pendant que les jours défilent et que l'échéance approche, ça démotive et ça rend pessimiste. Pire : ça finit par nous faire croire que nous sommes incapables de contrôler notre propre vie. C'est l'étape la plus dangereuse, parce que perdre confiance en ses capacités est la dernière chose dont on a besoin quand, justement, on veut changer sa vie et évoluer.

La solution : mettre les tâches dans le temps, pas dans une liste

Si on reprend les quatre problèmes qu'on vient de voir, on remarque une chose : ils ont tous la même origine. Une to-do list dit quoi faire, mais jamais quand. C'est ce trou-là qui laisse entrer les imprévus, la procrastination et la culpabilité.

La solution découle donc directement du problème. Il ne faut pas une meilleure liste, il faut donner à chaque tâche une place dans le temps. C'est ce qu'on appelle le time blocking, ou planning en blocs : au lieu d'aligner des tâches les unes sous les autres, on ouvre son agenda et on attribue à chacune un créneau précis. « Écrire le rapport » ne reste pas une ligne vague en attente d'une motivation qui ne vient jamais, ça devient « rapport, de 9 h à 10 h 30 ».

Ce simple changement règle les quatre pièges d'un coup. Le flou disparaît, puisque chaque tâche a son moment. Le piège du volume se règle tout seul : quand tu places tes tâches dans une journée réelle, tu vois immédiatement que dix tâches n'y entrent pas, la journée refuse de mentir, alors qu'une liste, elle, accepte n'importe quel nombre de lignes. La fausse égalité s'efface, parce que réserver deux heures à un rapport et cinq minutes à un mail rend visible leur vraie différence. Et la culpabilité recule, parce que la discipline se réduit désormais à une seule question simple, comme le souligne Cal Newport : est-ce que je suis mon plan, oui ou non ? C'est infiniment moins écrasant que de fixer une liste de vingt tâches en se demandant par où commencer.

La liste n'est pas inutile, elle est mal placée

Attention cependant : tout ceci ne veut pas dire qu'il faut jeter la to-do list. Elle a un rôle, mais pas celui qu'on lui donne d'habitude.

Sur ce point, l'expert de l'organisation David Allen dit une chose essentielle, dans S'organiser pour réussir : notre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les stocker. Chaque tâche qu'on garde en tête consomme de l'attention en silence et nous fatigue, même quand on n'y pense pas activement. Il faut donc tout sortir de sa tête et le poser quelque part de fiable. C'est exactement ce que faisait mon tableau blanc, et c'est pour ça qu'il soulageait autant.

La liste sert donc de réservoir : on y capture tout, sans trier, pour vider sa tête. Mais un réservoir n'est pas un plan. Une fois les tâches capturées, il faut les verser dans la journée en leur donnant un bloc. L'erreur de presque tout le monde, c'est de s'arrêter à la première étape : ils vident leur tête sur une liste, puis fixent cette liste en espérant qu'elle se réalise seule. Elle ne se réalise jamais seule. C'est le passage de la liste au planning qui fait toute la différence.

En résumé

La to-do list n'est pas ton ennemie : elle est juste incomplète. Elle est parfaite pour capturer ce qui encombre ta tête, mais elle ne dira jamais quand agir, et c'est précisément là que tout se joue. Prends donc l'habitude de tout noter, puis de transformer chaque tâche importante en un bloc dans ta journée. Tu passeras de « voici tout ce que je devrais faire » à « voici ce que je fais maintenant ». Et c'est ce petit déplacement qui sépare celui qui a une longue liste de celui qui, le soir, a réellement avancé.

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